Prüffähigkeit der Abschlagsrechnungen

Abschlagsrechnungen fließen nicht in Umsatzstatistik und werden „ersetzt“ durch die Schlussrechnung, die sowohl auf das Konto Erlöse gebucht wird und sich auch in der Statistik wiederfindet. Die Abschlagsrechnungen werden in dergleichen Weise erstellt wie andere Rechnungen und sollten ebenso transparent gestaltet werden.

Prüfung

Dennoch sind in den Augen der Gerichte manche Abschlagsrechnungen nicht ausführlich und damit prüffähig. Dieser Tatsache müssen die Auftragnehmer ins Auge sehen, die Abschlagsrechnungen ausstellen, die weder für den Auftraggeber noch seinem rechtlichen Beistand nachvollziehbar sind. Dies entspricht einer Entscheidung des Oberlandesgerichts Stuttgart, das die Forderung eines Auftragnehmers als nicht begründet ansieht, weil die Abschlagsrechnung keiner Prüfung standhält (19 U 276/97).

Was bedeutet Prüffähigkeit?

Für die Prüffähigkeit einer Abschlags- und Schlussrechnung ist Voraussetzung, dass diese übersichtlich die erbrachten Leistungen, verauslagten Kosten und Berechnungsfaktoren nachvollziehbar anordnet. Prüffähig sind eine Abschlags- und Schlussrechnung, wenn die einzelnen Positionen ohne weitere Erklärungen nachzuvollziehen sind und dabei die Sachkunde des Auftraggebers berücksichtigt. Die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Abschlagsrechnung ist nach einem BGH-Urteil aus dem Jahr 1998 unerheblich.

Aufschlüsselung

Zur prüffähigen Abschlagsrechnung gehört der Wert des gesamten Projekts, das Leistungsbild sowie die Aufschlüsselung bereits vorhandenen Abschlagsrechnungen. Abschlagsrechnungen sind Teilleistungsrechnungen, die sich in der Regel auf bestimmte Phasen eines Projekts beziehen. Das können Bauphasen sein, Phasen bei der Herstellung eines Investitionsgutes oder Honorare von Architekten, freiberufliche Webdesigner und anderen. Die Ausstellung der Abschlagsrechnung muss entsprechend dem Projekt die berechneten Phasen klar erkenntlich machen.
Eine andere Art der Abschlagsrechnung ist die, die bis zur Schlussrechnung dieselben Beträge beinhaltet. Bei dieser Form sind die Zahlungstermine und die Rechnungsbeträge vertraglich vereinbart. Eine besondere Aufschlüsselung über die fertigen Projektphasen sollte diese Abschlagsrechnung ebenfalls enthalten wie die Auflistung der vorangegangenen Abschlagsrechnungen.

§ 16 Abs. 1 VOB

Auch gemäß § 16 Abs. 1 VOB Teil B muss eine Abschlagsprüfung prüffähig sein. Sie muss dies zumindest sein, wenn es zur gerichtlichen Auseinandersetzung kommt. Im Rahmen eines Zivilprozesses muss für die Prozessbeteiligten die Abschlagsrechnung prüffähig sein, wobei die Prüffähigkeit auf das Verständnis der Fachkundigen beruht. Eine von Fachkundigen geprüfte Rechnung ist als prüffähig zu beurteilen (1 U 72/02 OLG Bremen).

Fazit

Abschlagsrechnungen, die alle erforderlichen Inhalte geordnet und verständlich enthalten, laufen nicht der Gefahr, für prüfunfähig erklärt zu werden. Nur prüffähige Rechnungen sind rechtens und vom Auftraggeber zu begleichen. Damit kein Unternehmer Gefahr läuft, eine prüfunfähige Rechnung zu erstellen, sollte er alle Phasen des Projekts, die sich in einem internen Beleg befinden, in der Rechnung niederschreiben.
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