Umgang mit Abschlagsrechnungen

Der richtige Umgang mit Abschlagsrechnungen

Abschlagsrechnungen werden wie „normale“ Rechnungen ausgestellt. Den Unterschied macht die Kenntlichmachung durch ein separates Nummernsystem. Abschlagsrechnungen sind sinnvoll, wenn es sich um langfristige Projekte handelt und der Auftragnehmer – beim Werkvertrag ist dies der Unternehmer – für Arbeitslohn und Material in Vorleistung treten muss. Es bleibt dem Auftragnehmer überlassen, wie viel Abschlagsrechnungen er ausstellt.

Werkvertrag

In der Regel wird bereits vertraglich vereinbart, zu welchen Zeitpunkten der Auftragnehmer Abschlagsrechnungen ausstellen kann. Zum Vertrag des Projekts gehört ein Zahlplan, der dem Auftragnehmer das Recht gibt, zu den vereinbarten Zeitpunkten Abschlagsrechnung zu erstellen. Gleichzeitig hat der Auftraggeber – beim Werkvertrag: Besteller – die Pflicht, die Abschlagsrechnung auszugleichen, indem er sie zur Zahlung anweist.

Inhalt einer Abschlagsrechnung

Die relevanten Daten von Auftragnehmer sind in der Abschlagsrechnung, wie bei anderen Rechnungen auch, enthalten. Als Überschrift eignet sich der Hinweis, ob es sich um die erste Abschlagsrechnung handelt oder die zweite, dritte oder vierte Abschlagsrechnung ist. Die Bezeichnung des Projektes mit den Auftragsdaten des Auftraggebers sowie der voraussichtliche Termin der Fertigstellung. Es folgt die Positionsbeschreibung mit Anzahl, Einzel- und Gesamtpreis und der gesetzlichen Umsatzsteuer sowie dem Bruttobetrag. Welche Leistungen der Auftragnehmer im von ihm berechneten Zeitraum fertiggestellt hat, kann er in einem separaten Blatt, das er als Anlage zur Rechnung gibt, aufführen. Bei einer nachfolgenden Abschlagsrechnung trägt der Auftragnehmer den aktuellen Stand der Leistungen ein und zieht die bereits erstellten Abschlagsrechnungen ab. Das ergibt den Betrag, der für die Leistungen in der aktuellen Abschlagsrechnung relevant ist.

Schlussrechnung

Am Ende und nach Abnahme des Projekts erfolgt die Schlussrechnung oder Endabrechnung. In dieser Rechnung ist der Gesamtbetrag des Projekts einzutragen sowie die Abschlussrechnungen / erhaltenen Zahlungen. Der Auftragnehmer gibt diese Beträge als Nettobeträge ein. Die Differenz zwischen Gesamtbetrag des Projekts und der Summe der Abschlagsrechnungen ergibt den Netto-Zahlbetrag. Zu diesem kommt die gesetzliche Umsatzsteuer hinzu; diese Summe ist der Bruttobetrag, der zur Zahlung fällig ist.

Verbuchen von Abschlagsrechnungen

Da Abschlagsrechnungen nicht in die Umsatzstatistik einfließen, dürfen sie auch nicht auf das Erlöskonto gebucht werden. Die Buchung der Abschlagsrechnungen erfolgt auf das Verbindlichkeitskonto. Auf dem Erlöskonto wird nur die Schluss- oder Endabrechnung gebucht. Bei der Buchung der Schluss- oder Endabrechnung ist es nicht wichtig, ob der Auftraggeber die Rechnung bereits bezahlt hat. Diese Buchung entspricht den rechtlichen und buchhalterischen Vorgaben, da es sich bei Abschlagsrechnungen nicht um die Dokumentation erbrachter Leistungen handelt. Diese beinhaltet ausschließlich die Schluss- oder Endabrechnung. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie bei Formblitz.