Umsatzsteuer

Bei Abschlagsrechnungen Umsatzsteuer korrekt ausweisen

Erstellen Unternehmer Abschlagsrechnungen, müssen sie darauf achten, dass sie die Umsatzsteuer korrekt ausweisen. Befolgen sie nicht die Regeln des Finanzamtes, kann dieses die Umsatzsteuer mehrfach nachfordern. Abschlagsrechnungen sind bei langfristig angelegten Projekten notwendig, damit die Vertragspartner finanziell liquide bleiben. Zu welchen Zeitpunkten Abschlagsrechnungen erfolgen sollen, legen beide Vertragspartner vertraglich fest. Unsicherheit löst die Frage aus, wie mit der Umsatzsteuer zu verfahren ist.

Abschlagsrechnungen

Auf jeder Abschlagsrechnung gehört die gesetzliche Umsatzsteuer. Eine Abschlagsrechnung ist dem Grunde nach eine Rechnung wie jede andere, die einzelne Positionen oder einen Pauschalbetrag beinhaltet. Auf die Summe der Positionen oder dem Pauschalbetrag kommt die gesetzliche Umsatzsteuer. Verträge für länger andauernde Projekte beinhalten den Passus, dass die Umsatzsteuer in den Abschlagsrechnungen separat ausgewiesen wird.

Einnahmen

Der Auftragnehmer meldet die Umsatzsteuer als „Einnahme“ dem Finanzamt; der Auftraggeber als „Ausgabe“. Die Meldung geschieht in Form der Umsatzsteuervoranmeldungen, welche monatlich abzugeben sind. Da der Rechnungsempfänger für die Bezahlung der Rechnung 30 Tage Zeit hat, muss der Aussteller der Rechnung in der Regel die Umsatzsteuer „vorfinanzieren“. Das Finanzamt gibt dem Steuerpflichtigen keine 30 Tage Zeit, sondern fordert zum festgelegten Zeitpunkt, für Umsatzsteuer ist es der 10. eines Monats, die Umsatzsteuervoranmeldung und den zu zahlenden Betrag. Der Auftragnehmer kann jedoch mit dem Finanzamt eine Dauerfristverlängerung vereinbaren, die bewirkt, dass er die Umsatzsteuervoranmeldung zeitverzögert abgibt und den Zahlbetrag bezahlt. Mit dieser Vereinbarung kann der Auftragnehmer die Lücke schließen, die zwischen Umsatzsteuervoranmeldung und Zahlungseingang vorhanden ist.

Fehlerhafte Rechnungen

Eine Abschlagsrechnung ist fehlerhaft, wenn sie die Umsatzsteuer nicht separat ausweist. Der Auftragnehmer kann diese nachträglich berichtigen, allerdings bevor der der Auftraggeber die Rechnung verbucht und die Vorsteuer noch nicht im Rahmen der Vorsteuervoranmeldung abgezogen hat. Sobald die Rechnung die Buchhaltung des Auftraggebers durchlaufen hat, ist dieser üblicherweise nicht bereit, den verbuchten Beleg an den Auftragnehmer herauszugeben. Stellt der Auftragnehmer eine neue, korrekte Rechnung aus, kann es passieren, dass der Auftraggeber einen persönlichen Tausch der Belege fordert.

Schlussrechnung

Die Reihe der Abschlagsrechnungen finden ihr Ende mit der Schluss- oder Endabrechnung. In der Buchhaltung werden Abschlagsrechnungen nicht auf das Erlöskonto, sondern auf Verbindlichkeiten gebucht; auf das Erlöskonto kommt ausschließlich die Schlussrechnung.
Bei der Erstellung der Schlussrechnung ist zu beachten, dass sowohl die Gesamtkosten des Projekts als auch die Abschlagsrechnungen als Nettobeträge aufgeführt werden. Die Umsatzsteuer errechnet sich aus dem Nettoendbetrag. Auftraggeber und Auftragnehmer haben die Umsatzsteuer anhand der Abschlagsrechnungen dem Finanzamt gemeldet; fällig ist jetzt nur noch die Umsatzsteuer des Restbetrages. Weiteres erfahren Sie bei Formblitz.