Erstellung

Erstellen einer Abschlagsrechnung

Abschlagsrechnungen sind sinnvoll, wenn der Auftrag Dienstleistungen betrifft, die einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen. Der Auftragnehmer geht in solchen Fällen in Vorleistung, das bedeutet, er trägt zuerst die Kosten für die Materialien und Löhne seiner Arbeitnehmer. Damit er dennoch liquide bleibt, vereinbart er mit dem Auftraggeber einen Zahlplan, der ihm erlaubt, zu vereinbarten Zeiten Abschlagsrechnungen zu erstellen. Der Auftraggeber bezahlt diese innerhalb von 21 Tagen; die Abschlagsrechnungen werden bei der Endabrechnung in Abzug gebracht.

Die Abschlagsrechnung unterliegt keinen gesetzlichen Vorschriften; sie ist jedoch wie eine übliche Rechnung zu gestalten. Damit der Auftragnehmer Abschlagsrechnungen und Endrechnungen unterscheiden kann, ist es sinnvoll, für Abschlagsrechnungen eine gesonderte Nummerierung vorzunehmen. Diese kann beispielsweise Abschlag 2015/01 oder A01-2015 sein.

Inhalte

Inhaltlich entspricht die Abschlagsrechnung der Form einer üblichen Rechnung mit der Ausnahme, dass der Begriff „Rechnung“ durch „Abschlagsrechnung“ ersetzt wird. Anzugeben ist in der Abschlagrechnung der Zeitraum, in welchem die Leistungen erfolgten sowie die dafür benötigten Materialien. Ist die Leistung noch nicht erbracht, ist der Zeitpunkt anzugeben, in dem die Lieferung oder Leistung erfolgen wird. Zur Nettosumme der einzelnen Posten kommt die gesetzliche Umsatzsteuer.

Wie sieht eine Abschlagsrechnung aus?

Legen wir ein Bauprojekt zugrunde, kann eine Abschlagsrechnung wie folgt aussehen:

ausgeführte Leistungen 38.000 €
zzgl. gesetzliche USt 19 % 7.220 €
Rechnungsbetrag brutto 45.220 €

Für den internen Beleg sind die Angaben über den Betrag der Abschlagsrechnungen detaillierter aufzulisten. Damit der Auftragnehmer jederzeit Zugriff auf relevante Daten hat, sollten im internen Beleg neben der Gesamtsumme sämtlicher Abschlagsrechnungen auch die Leistungen niedergeschrieben werden, die noch nicht erfolgten und dementsprechend nicht abgerechnet sind. Dazu gehören auch Lieferungen von Dritten, für denen noch keine Rechnung vorliegt sowie Arbeitsstunden der Mitarbeiter, die noch nicht berechnet sind.

Leistungsminderung

Abzuziehen sind Leistungsminderungen. Darunter werden Leistungen verstanden, die in den Abschlagsrechnungen enthalten sind, jedoch erst in der Zukunft erbracht werden. Ein solch sorgfältig geführter interner Beleg ist für die Erstellung der Schlussrechnung gedacht, die nach Abnahme des Bauprojekts erfolgt.

Abschlagsrechnungen bei Werkverträgen

Werkverträge sind meist auf einen längeren Zeitraum ausgerichtet. Auch hier treten die Unternehmer in Vorleistung, was finanzielle Engpässe verursachen kann. Der Gesetzgeber hat deshalb mit § 632a Abs. 1 Satz 1 BGB verfügt, dass der Unternehmer vom Besteller eine Abschlagszahlung verlangen kann. Um eine Abschlagszahlung zu erhalten, muss der Unternehmer eine Abschlagsrechnung erstellen. Das Gesetz sieht hier einen Betrag vor, der den Wertzuwachs des Bestellers durch die Leistung des Unternehmers ausmacht.
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