Ratgeber

Abschlagsrechnungen – Zusammenfassung

Bei länger andauernden Projekten oder Sachleistungen erstellt der Auftragnehmer Abschlagsrechnungen. Im privaten Bereich kommen diese Rechnungen in Form Abschlagszahlungen für Gas und Strom vor. Das deutsche Recht sieht die Abrechnung für Teilleistungen nicht vor (§ 266 BGB). Abschlagsrechnungen dürfen nur dann erstellt werden, wenn es die aktuell geltenden Rechtsvorschriften erlauben oder dies auf einer vertraglichen Vereinbarung beruht. Für Investitionsgüter und große Projekte beziehen die Vertragspartner die Regelungen von VOB mit ein. Hier gestattet § 16 Abs. 1 VOB Teil B die Erstellung von Abschlagsrechnungen. Bei Werkverträgen lässt der Gesetzgeber nach § 632a Abs. 1 Satz 1 BGB Abschlagsrechnungen zu.

Inhalt

Eine Abschlussrechnung muss dieselben Angaben enthalten wie eine „normale“ Rechnung. Weiterhin ist der Gesamtwert des Projekts aufzuführen sowie die bereits getätigten Abschlagsrechnungen. Um „normale“ Rechnungen von der Abschlagsrechnung zu unterscheiden, ist eine Kennzeichnung notwendig. Diese kann anhand der Rechnungsnummern mit einer separaten Nummerierung erfolgen. Die Abschlagsrechnung entweder die Kosten des Auftragnehmers für eine Projektphase beinhalten oder aber einen vertraglich vereinbarten Betrag. Dies sind Nettobeträge, denen die gesetzliche Umsatzsteuer zuzurechnen ist. Die Umsatzsteuer wird, wie bei allen Rechnungen, separat ausgewiesen. Der Rechnungsaussteller achtet auf die korrekte Form der Abschlagsrechnung, damit diese rechtens und als Zahlungsaufforderung an den Auftraggeber zu werten ist.

30 Tage zur Rechnungsbegleichung

Der Auftraggeber hat gemäß § 16 VOB Teil B 30 Tage Zeit, die Rechnung zu begleichen. Vertraglich können selbstverständlich andere Zahlungsfristen vereinbart werden. Dies erfolgt in der Regel über einen vereinbarten Zahlplan, der die Kalenderdaten für die Erstellung der Abschlagsrechnungen sowie die Zahlungsfrist beinhaltet. Ebenfalls enthält der Vertrag den Passus, dass auf der Abschlagsrechnung die gesetzliche Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss.

Buchhaltung und Statistik

Abschlagsrechnungen werden nicht auf dem Erlöskonto verbucht, sondern auf Verbindlichkeiten. Sie fließen nicht in die Umsatzstatistik, da es sich bei Abschlagsrechnungen nicht um die Abrechnung erbrachter Leistungen handelt. Ausschließlich die Schlussrechnung wird auf das Erlöskonto gebucht und fließt mit in die Umsatzstatistik. Es beim Verbuchen der Schlussrechnung nicht relevant, ob diese noch offen oder bereits bezahlt ist.

Schlussrechnung

Zu jeder Abschlagsrechnung kommt eine Schluss- oder Endabrechnung. Diese erfolgt nach Abnahme oder Beendigung des Projekts. Auch die Schlussrechnung unterscheidet sich datenmäßig nicht von „normalen“ Rechnungen. Zum Inhalt einer Schlussrechnung gehört die Angabe des Projekt- oder Sachwerts als Nettobetrag. Darunter listet der Aussteller die erstellten Abschlagsrechnungen mit Nettobeträgen auf und zieht diese vom Projektwert ab. Zu der erhaltenen Zwischensumme addiert er die gesetzliche Umsatzsteuer und erhält den Brutto- oder Zahlbetrag.
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